Οδηγός Ιεράρχησης Προτεραιοτήτων

Εισαγωγή: Πώς οι Προτεραιότητες Μπορούν να σου Σώσουν τη Ζωή

Κυριολεκτικά.

Προσπάθησε να φανταστείς ένα άτομο το οποίο, την στιγμή που διαβάζεις τις γραμμές αυτές, έχει να κοιμηθεί πάνω από 48 ώρες, έχει συνολικά 100€ στον τραπεζικό του λογαριασμό και δεν έχει συνευρεθεί ερωτικά με σύντροφο εδώ και εννέα μήνες.

Αναμφίβολα, θα έκρινες ότι οι πιο επείγουσες ανάγκες του είναι ο ύπνος, η οικονομική ενίσχυση και ίσως κάποια ρομαντική σχέση. Και έτσι, θα το συμβούλευες να διευθετήσει τις ανάγκες αυτές όσο καλυτέρα μπορεί και μάλιστα με αυτήν τη σειρά.

Ωστόσο, μαθαίνεις ξαφνικά ότι, αυτήν ακριβώς τη στιγμή, το άτομο μας πνίγεται σε μια πισίνα. Αυτόματα, οι προτεραιότητες αλλάζουν, καθώς χωρίς αέρα, το άτομο δεν θα ζήσει αρκετά για να ανησυχήσει ούτε για τον ύπνο, ούτε για τα λεφτά, ούτε για οτιδήποτε άλλο.

Αυτή είναι και η ουσία του σωστού καθορισμού προτεραιοτήτων: να είσαι σε θέση να αντιλαμβάνεσαι τι πραγματικά έχει σημασία κάθε δεδομένη στιγμή και να ενεργείς ανάλογα, μιας και η εστίαση σε λάθος προτεραιότητες και με την λάθος σειρά, ακόμη κι αν φαίνονται σημαντικές και επείγουσες, μπορεί στο τέλος να αποβούν μοιραίες.

Στο blog αυτό θα μάθεις:

1. Πώς να κρίνεις και να ορίζεις τι έχει μεγαλύτερη σημασία στη ζωή σου.
2. Το κόστος της λανθασμένης (ή ανύπαρκτης) τοποθέτησης προτεραιοτήτων.
3. Απλές, πρακτικές στρατηγικές για να παραμένεις προσηλωμένος στους στόχους σου.

Σου ακούγονται ενδιαφέροντα και γνώριμα όλα αυτά; Πάμε να τα βάλουμε στην σωστή σειρά!

Μέρος 1: Τι Είναι Τελικά Οι Προτεραιότητες;

Ή ακόμα καλύτερα: Τι ΔΕΝ είναι τελικα οι προτεραιότητες;

Οι προτεραιότητες μοιάζουν με κάτι σαν πυξίδα για την καθημερινότητά σου: χωρίς αυτές πλέεις άσκοπα, παρασυρόμενος από τις τυχαίες μεταβολές του αέρα και των κυμάτων.

Αλλά το ερώτημα παραμένει: Τι καθιστά κάτι πραγματική προτεραιότητα;

Σημαντικό vs Επείγον: Επειδή κάτι απαιτεί την άμεση προσοχή σου δεν σημαίνει απαραίτητα ότι έχει ουσιαστική σημασία.

Σκέψου τα μηνύματα και τις ειδοποιήσεις σου στο facebook/instagram. Το να τρέχεις να απαντήσεις σε μηνύματα, σχόλια και ειδοποιήσεις μπορεί να σου δίνει την αίσθηση ότι κάνεις κάτι σημαντικό και παραγωγικό. Συντελεί, όμως, πράγματι σε κάποιου είδους πρόοδο;

Οι αξίες σου καθορίζουν και τις προτεραιότητες σου: Αυτό που οφείλει να καθοδηγεί τις προτεραιότητές σου είναι αυτό που σε συμφέρει περισσότερο και συνάδει με τις αξίες σου, όχι αυτό που φωνάζει πιο δυνατά από τα υπόλοιπα.

Εάν η οικονομική ασφάλεια έχει μεγαλύτερη σημασία για εσένα αυτήν την περίοδο από την απόκτηση νέων εμπειριών (πχ ταξίδια, βραδινές εξορμήσεις), τότε το σωστό budgeting και μια πιο φειδωλή οικονομία εξόδων θα πρέπει να το αντικατοπτρίζουν αυτό. Θα πας διακοπές το καλοκαίρι, χαλάρωσε. Τώρα προέχει κάτι άλλο.

Και κάτι πολύ βασικό: Μην συγχέεις την κούραση με την ουσιαστική δουλειά. Μπορεί να τρέχεις και να κουράζεσαι όλη μέρα με δουλειές χαμηλής αξίας και στο τέλος να αισθάνεσαι ότι δεν πέτυχες και τίποτα απολύτως.

Εναλλακτικά, εστίασε την προσοχή και την ενέργειά σου σε λιγότερες δουλειές, οι οποίες όμως έχουν μεγαλύτερο αντίκτυπο στην πρόοδό σου και ευθυγραμμίζονται με τους μακροπρόθεσμους στόχους σου.

Μέρος 2: Το Κόστος της Κακής Προτεραιοποίησης

Spoiler alert: Το χάος το ίδιο.

Χωρίς ξεκάθαρες προτεραιότητες, η ζωή μοιάζει με έναν ατελείωτο αγώνα δρόμου πάνω σε μια ρόδα για χάμστερ. Με άλλα λόγια, δεν καταλήγει πουθενά. Κάθε εργασία, μήνυμα, υποχρέωση και ειδοποίηση απαιτεί την προσοχή σου και πριν καλά καλά το καταλάβεις, έχεις εξαντληθεί παντελώς, χωρίς να έχεις πέτυχει ούτε τα μισά από αυτά που αρχικά στόχευες.

Αυτά είναι τα κόστη της μη ορθής προτεραιοποίησης:

Νοητική υπερφόρτωση: Το να προσπαθείς να κουμαντάρεις τα πάντα ταυτοχρόνως οδηγεί σε υπερφόρτωση του γνωστικού σου συστήματος, καθιστώντας κατά πολύ δυσκολότερη την εστίαση σε ό,τι έχει πραγματικά σημασία για εσένα. Μελέτες δείχνουν ότι η συνεχής εναλλαγή εργασιών μειώνει την αποδοτικότητα και αυξάνει το άγχος.

Εξουθένωση (burnout): Χωρίς προτεραιότητες, η ενέργειά σου εξαντλείται πιο γρήγορα από την μπαταρία του κινητού σου στο 5%. Είσαι διαρκώς σε fight or flight, χωρίς ωστόσο να σημειώνεις ουσιαστική πρόοδο. Φυσικά αυτό, όπως ξέρεις κι απο προσωπική εμπειρία, σε οδηγεί στο τέλος της ημέρας να νιώθεις μπερδεμένος, απογοητευμένος και εξαντλημένος.

Χαμένες ευκαιρίες: Όταν είσαι διαρκώς απασχολημένος με εργασίες χαμηλής σπουδαιότητας, συχνά (αν όχι πάντοτε) χάνεις ευκαιρίες που περνάν κάτω από την μύτη σου και θα μπορούσαν να έχουν πραγματική, θετική επίδραση στη ζωή σου.

Το συμπέρασμα; Αν δεν αποφασίσεις τι έχει πραγματικά σημασία, όλα θα σου φαίνονται επείγοντα. Και αν όλα σου φαίνονται επείγοντα, τίποτα δεν θα έχει πραγματικά σημασία.

Μέρος 3: Κατακτώντας Την Τέχνη Της Ορθής Προτεραιοποίησης

Πώς να σταματήσεις να ασχολείσαι με το κάθε τι και να αρχίσεις να ασχολείσαι με αυτά που αξίζουν.

Ο καθορισμός προτεραιοτήτων δεν έχει να κάνει μόνο με το να φτιάξεις την καλύτερη δυνατή to-do list. Πολύ περισσότερο, έχει να κάνει με το διαχωρισμό μεταξύ μείζονος και ελάσσονος σημασίας υποχρεώσεων/εργασιών.

Ακολουθούν 5 προτάσεις που θα σε κάνουν ειδικό στην τοποθέτηση προτεραιοτήτων:

• 1. Το Eisenhower Matrix:

1. Χώρισε τις εργασίες σου σε επείγουσες και σε σημαντικές:
   1. Επείγουσα ΚΑΙ σημαντική; Καν’ την τώρα αμέσως! (πχ. ιατρική ανάγκη)
   2. Σημαντική αλλά όχι επείγουσα; Προγραμμάτισέ την για αργότερα. (πχ. προπόνηση στο γυμναστήριο)
   3. Επείγουσα αλλά όχι σημαντική; Ει δυνατόν, ανάθεσέ την. (πχ. απάντηση σε κλήσεις χαμηλής προτεραιότητας)
   4. Ούτε επείγουσα ούτε σημαντική; Ξέχασέ την. (πχ. σχολιασμός άσκοπων θεμάτων στο twitter)
   
2. Δες το κι έτσι: το να αποφασίζεις τι αξίζει να παραλείψεις είναι εξίσου πολύτιμο με το να αποφασίζεις τι αξίζει να κάνεις.

• 2. Η αρχή του Pareto

Σύμφωνα με αυτήν την αρχή, το 80% των αποτελεσμάτων προέρχεται από το 20% των έργων μας. Επικεντρώσου επομένως σε εκείνα που έχουν το μεγαλύτερο αντίκτυπο.

Βρες το δικό σου «20%»: Με άλλα λόγια, εντόπισε τα καθήκοντα ή τις δραστηριότητες που αποδεδειγμένα σου φέρνουν τα μεγαλύτερα θετικά αποτελέσματα και εστίασε μόνο σε αυτές.

• 3. Ευθυγραμμίσου με τις αξίες σου!

Κάνε την εξής απλή ερώτηση στον εαυτό σου: Αυτό το έργο με φέρνει πιο κοντά στη ζωή που θέλω;

Η εστίαση σε έργα που ευθυγραμμίζονται με τις προσωπικές σου αξίες και στόχους σε κρατάει μέσα στο παιχνίδι, συγκεντρωμένο και κινητοποιημένο. Εστίασε στο βαθύ σου συμφέρον. Ας το παραδεχτούμε. Το να τακτοποιείς το συρτάρι με τις κάλτσες δεν θα σε φέρει πιο κοντά στους μεγάλους στόχους που έχεις θέσει για αυτό το εξάμηνο. Συγκεντρώσου.

• 4. Ο κανόνας του «Ενός Πράγματος»

Κράτα το όσο πιο απλό γίνεται. Το μόνο που έχεις να κάνεις είναι να εντοπίσεις μία και μόνο εργασία/υποχρέωση υψηλής σπουδαιότητας (το Ένα Πράγμα) και να την μετατρέψεις στην νο1 την προτεραιότητά σου για εκείνη την ημέρα (ή εβδομάδα/μήνα).

Και αυτό γιατί, ακόμη και στις πιο χαοτικές ημέρες, η ολοκλήρωση του «Ενός Πράγματος» σου εγγυάται ότι σημειώνεις πρόοδο σε ό,τι έχει πραγματικά σημασία για εσένα και τους στόχους σου.

• 5. Time-Blocking

Με άλλα λόγια, προγραμμάτισε τις σημαντικές σου εργασίες σε συγκεκριμένα «κουτάκια χρόνου» μέσα στην ημέρα.

Παράδειγμα: Αφιέρωσε τις ώρες 9:00-11:00 π.μ. σε μια σημαντική σου εργασία, όπως η συγγραφή ή το γυμναστήριο.

Αντιμετώπιζε αυτά τα κουτάκια χρόνου ως αδιαπραγμάτευτα meetings με τον εαυτό σου.

Συμβουλή: Απενεργοποίησε όλες τις ειδοποιήσεις στο κινητό, κλείσε όλα τα αχρείαστα tabs στον υπολογιστή και προστάτεψε αυτόν το χρόνο όπως θα έκανες για μια συνάντηση με τον σημαντικότερό σου πελάτη.

• 6. Μάθε επιτέλους να λες Όχι

Η αλήθεια είναι ότι έχουμε μια πεπερασμένη ποσότητα ενέργειας κάθε μέρα. Βγάζει νόημα λοιπόν να μην κατευθύνεται σε ασήμαντα έργα. Κάθε «ναι» σε κάτι ασήμαντο είναι αυτομάτως ένα «όχι» σε κάτι σημαντικό. Σταμάτα να είσαι ο nice guy και βάλε προτεραιότητα τον εαυτό και τους στόχους σου.

• 7. Παύση & Αναστοχασμός

Ανά τακτά χρονικά διαστήματα (προσωπικά: κάθε 14 μέρες) κάνε ένα βήμα πίσω για να επανεξετάσεις προτεραιότητές σου. Εξακολουθούν να ευθυγραμμίζονται με τους μακροπρόθεσμους στόχους σου ή παρατηρείς κάποια στασιμότητα;

Συνειδητοποίησε ότι: H ιεράρχηση προτεραιοτήτων έχει να κάνει με την εστίαση του χρόνου και της προσοχής σου στα έργα αυτά που έχουν την μεγαλύτερη σημασία για εσένα και την πρόοδό σου. Διάλεξε όποιες από τις παραπάνω στρατηγικές σου ταιριάζουν περισσότερο και ξεκίνα να τις χρησιμοποιείς ήδη από σήμερα, πριν χαθεί άσκοπα ακόμα περισσότερη ενέργεια και χρόνος.

Αντί Επιλόγου: Συνοψίζοντας με Σειρά Προτεραιότητας

Αυτό που έχει πραγματικά σημασία.

Τοποθέτηση προτεραιοτήτων δεν σημαίνει διευθέτηση όλων των υποχρεώσεων σου. Μόνο αυτών που έχουν ουσιαστικό αντίκτυπο στη ζωή σου.

Αξιοποιώντας στρατηγικές όπως αυτές που εκθέσαμε σε βοηθάν να αποβάλεις σταδιακά το χάος από την ζωή σου και το αντικαθιστάς με τάξη και διαύγεια, σημειώνοντας επιτέλους πραγματική πρόοδο και πλησιάζοντας ολοένα και περισσότερο τους μακροπρόθεσμους στόχους σου.

Σίγουρα είναι δελεαστικό να συνεχίζεις να ξοδεύεις ώρες ατέλειωτες σε καθήκοντα χαμηλής προτεραιότητας ή σε δουλειές που σε κάνουν να νιώθεις παραγωγική ενώ δεν οδηγούν πουθενά. Αλλά η αλήθεια είναι ότι ο δρόμος προς την επιτυχία βρίσκεται αποκλειστικά μέσα στις συνειδητές, εστιασμένες προς στους στόχους μας επιλογές που οφείλουμε να κάνουμε κάθε μέρα.

Επομένως, την επόμενη φορά που θα κληθείς να αποφασίσεις μεταξύ της οργάνωσης της βιβλιοθήκης σου ή της ανάληψης ενός έργου που θα μπορούσε να επαναπροσδιορίσει κυριολεκτικά το μέλλον σου, στάσου και αναρωτήσου: μήπως ελέγχω το τραπεζικό μου υπόλοιπο, ενώ ακόμα πνίγομαι μέσα στην πισίνα;

Και τώρα σήκω, κλείσε το λάπτοπ σου και πήγαινε να θέσεις τις προτεραιότητές σου στη σωστή σειρά σαν να εξαρτιόταν η ζωή σου από αυτό.

Γιατί, κατά μία έννοια, εξαρτάται.